[ 📋 Template ] Comment suivre tous les mois votre activité commercial B2B ?

Votre GPS commercial
La vente est une discipline qui nécessite de faire un grand écart permanent entre exécution et stratégie.

Exécution car si vous ne démarchez pas vos prospects, il ne va pas se passer grand chose. Stratégie car si vous démarchez sans vision et sans organisation vous risquez de vous essouffler ou en tout cas de mal utiliser votre énergie.

Ce qui fait le lien entre exécution et stratégie c’est votre outil de pilotage. Il est en effet fondamental de suivre votre avancée commerciale en temps réel afin de prendre du recul, de la confronter à votre vision et vous assurer que vous allez dans la bonne direction.

Les outils de pilotage de votre activité sont un peu des GPS de la vente qui permettent de voir par où vous êtes passé et d’anticiper ce qui pourrait arriver.

Un template de suivi mensuel clés en main.

Si vous n’avez pas encore de CRM, ou que votre CRM ne propose pas de tableaux de bord de suivi mensuel, voici un template excel / google spreadsheet fait pour suivre vos ventes B2B et vous apporter une bonne visibilité.

Comment utiliser ce template ?
A – Version courte

Pour aller droit au but voici une présentation rapide du template, si vous avez des questions, vous pouvez parcourir la version longue (ci-dessous) qui détaille le fonctionnement de chacun des onglets.

Le fichier est organisé en 4 onglets :

Onglet 1 – PILOTAGE : c’est le tableau de bord qui montre l’avancĂ©e de vos ventes mois par mois. Il se remplit automatiquement grâce aux donnĂ©es que vous rentrez dans l’onglet 2.

Onglet 2 – VENTES : c’est l’onglet que vous devez remplir au fil de l’eau avec :

  • votre activitĂ© de prospection hebdomadaire (nombre de call, nombre de rdv)
  • les propositions/devis envoyĂ©s chaque mois
  • les contrats signĂ©s chaque mois

Attention : les contrats signés correspondent forcément à une proposition. Il ne faut pas supprimer une proposition si elle est gagnée, mais la copier coller dans les contrats le mois où elle est gagnée.

Onglet 3 – FACTURATION (optionnel) : cet onglet vous permet suivre, une fois un projet gagnĂ©, si vous l’avez bien facturĂ© et si vous avez Ă©tĂ© payĂ©. Vous n’êtes pas obligĂ© de le remplir, surtout si vous avez dĂ©jĂ  un logiciel de comptabilitĂ© ou d’édition de factures.

Onglet 4 – DATA : Il permet de transfĂ©rer les donnĂ©es de l’onglet « VENTES » vers l’onglet « PILOTAGE ». Il ne faut pas y toucher, Ă  l’exception des lignes « objectif de CA » et « objectif de propositions » que vous pouvez remplir.

En résumé, pour démarrer avec ce fichier :

1- remplissez vos objectifs de chiffre d’affaires mensuels (et de propositions) sur l’onglet DATA

2- remplissez au fil de l’eau l’onglet VENTES et FACTURATION

3- Suivez votre avancée sur l’onglet PILOTAGE

B- Version détaillée

Voici un descriptif plus poussé des quatre onglets et de la façon de les remplir / lire .

Onglet 1 : « PILOTAGE »

Cet onglet correspond au tableau de bord de votre activité (il ne faut rien modifier, tout se calcul automatiquement). Il comprend des indicateurs clés, quatre graphiques et un tableau de synthèse.

1.1- Les indicateurs clés

Chiffre d’affaires [CA]

  • Votre objectif de CA et votre CA rĂ©alisĂ© Ă  date
  • Le CA facturĂ© et encaissĂ© Ă  date ainsi que le CA restant Ă  facturer (ce sont les factures que vous n’avez pas encore envoyĂ©) et le CA restant Ă  encaisser (ce sont les clients qui ne vous ont pas encore payĂ©). Ces deux indicateurs vous apportent une vision sur le cash qui va rentrer.

Client [CL]

  • Le nombre de contrats que vous avez signĂ© et le montant moyen de vos contrats (panier moyen = CA total / nombre de contrats)

Propositions [PP]

  • Le nombre de propositions envoyĂ©es, leur montant total et le montant moyen de vos propositions (panier moyen = CA total des propositions / nombre de propositions)
  • les taux de transformation c’est Ă  dire le pourcentage de propositions gagnĂ©es en nombre et en chiffre d’affaires. Exemple : vous avez envoyĂ© 4 propositions pour un montant de 800 (proposition A Ă  100, B Ă  100, C Ă  100 et D Ă  500). 3 propositions sont gagnĂ©es (A, B et C) et la D est perdue. Le taux de transformation en nombre de proposition est de 3/4 (75%) et le taux de transformation en chiffre d’affaires est de 300/800 (37,5%)
1.2- les 4 graphiques

  • Graphique 1 – CA et proposition (1) : un graphique barre qui donne le suivi mensuel de vos propositions envoyĂ©es et des contrats signĂ©s par rapport Ă  votre objectif de CA Ă  signer.
  • Graphique 2 – CA et proposition (2) : ce sont les mĂŞmes donnĂ©es sur un graphique ligne

Ces deux graphiques vous apporte notamment une capacité d’anticipation : un pic de propositions un mois donné se traduit souvent par un pic de CA signé plus ou moins longtemps après en fonction de votre cycle de vente. Et à l’inverse un creux de propositions aura un impact sur votre CA des mois à venir.

  • Graphique 3 – CA et objectif (2) : une vue cumulĂ©e de de votre CA mensuel comparĂ© Ă  votre objectif de CA.
  • Graphique 4 – FacturĂ© & encaissĂ© : une vue mensuelle du CA facturĂ© et du CA encaissĂ©. Ce graphique vous apporte une vue de vos entrĂ©es de cash. La logique est la mĂŞme que sur le graphique 1 et 2, un pic de CA facturĂ© entrainera sous 30 Ă  60 jours un pic de CA encaissĂ©.
1.3- Tableau de synthèse

Ce tableau reprend les informations mensuelles clés et calcule le delta entre le CA réalisé cumulé et l’objectif de CA cumulé.

Onglet 2 : « VENTES »

C’est l’onglet où vous allez rentrer vos données au fil des semaines pour faire vivre votre tableau de bord. Cet onglet est divisé en trois parties :

2.1- Prospection

L’objectif est de suivre l’activité de prospection semaine par semaine avec deux indicateurs : les call et les rdv réalisés. Pour les rendez-vous, vous pouvez préciser quels clients vous avez rencontrés.

Remarque : vous pouvez tout à fait rajouter d’autres indicateurs (mails envoyés, démo réalisées, …)

2.2- Propositions

L’objectif est de rentrer mois par mois les propositions envoyées avec le nom du client, le détail de la proposition et son montant. Et cela permet de comparer le delta cumulé des propositions envoyées par rapport à l’objectif.

2.3- Contrats

L’objectif est de rentrer mois par mois les contrats signés avec le nom du client, le détail du contrat et son montant. Et cela permet de comparer le delta cumulé des contrats signés par rapport à l’objectif.

Attention : les contrats signés correspondent forcément à une proposition. Il ne faut pas supprimer une proposition si elle est gagnée, mais la copier coller dans les contrats le mois où elle est gagnée.

Remarque : le montant d’un contrat peut être différent de celui de la proposition qui lui correspond si il y a eu une négociation tarifaire.

Onglet 3 : « FACTURATION » (optionnel)

Cet onglet vous permet de suivre, une fois un contrat signé, les rentrées de cash, c’est à dire où vous en êtes de vos factures et règlements clients.

Remarque : Il n’est pas nécessaire de remplir cet onglet, si vous le laissez vide les indicateurs de facturation l’onglet PILOTAGE ne seront pas renseignés, mais cela ne vous empêchera pas de suivre l’avancée de vos ventes.

Chaque vente correspond à une ligne, avec trois niveaux d’information :

3.1 – DĂ©tail des ventes

Pour chaque vente rappelez le nom du client (et de son entité le cas échéant), l’objet de la vente et son montant.

3.2 – Statut

la colonne « statut » vous montre en un coup d’oeil où en sont chacun de vos projets vendus, il y a trois états possibles (c’est à vous de faire évoluer le statuts à la main):

  • devis validĂ© : vous avez eu un go officiel sur le projet mais vous n’avez pas encore envoyĂ© votre facture -> c’est Ă  vous d’éditer une facture
  • facture envoyĂ©e : vous avez envoyĂ© votre facture mais vous n’avez pas pas encore Ă©tĂ© payĂ© par le client -> vous ĂŞtes en attente de paiement
  • facture encaissĂ©e : vous avez encaissĂ© 100% du montant du projet

Remarque : dans certains cas vous aller facturer votre client en plusieurs fois pour un projet, par exemple avec une facture d’acompte de 50% au démarrage et une facture de 50% de solde à la fin. Tant que vous n’avez pas encaissé les 100% le statut reste « facture envoyée » (même si vous avez déjà encaissé les premiers 50%)

Les colonnes « facture envoyées » et « factures encaissées » se calculent automatiquement via les colonnes de suivi mensuel et vous permettent de vous assurer que vous avez bien tout facturé et encaissé.

3.3- Suivi mensuel

Ce suivi permet de remplir tous les mois les factures envoyées et les factures encaissées. Par exemple, vous vendez en janvier un projet à 10K€ :

  • vous faites une facture d’acompte de 5K€ en janvier qui vous est rĂ©glĂ©e en fĂ©vrier
  • vous faire une facture de solde de 5K€ en fĂ©vrier qui vous est rĂ©glĂ©e en mars
Onglet 4 : « DATA »

La seule action que vous avez à faire sur cet onglet est de rentrer votre objectif de chiffre d’affaires mensuel et (en option) l’objectif de montant de propositions mensuelles.

Le reste du tableau permet de faire le lien entre les données de l’onglet VENTE et les graphiques de l’onglet PILOTAGE.

En résumé

Ce template a pour vocation Ă  vous aider Ă  piloter votre activitĂ© commerciale , il vous apporte une vision mensuelle de votre avancĂ©e et vous permet d’adapter votre stratĂ©gie commerciale au cours de l’annĂ©e.

Si vous avez des questions, remarques ou des retours d’expériences n’hésitez pas à nous contacter ou à laisser un commentaire.

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Et bim!

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