[ 📋 Template ] Comment organiser sa prospection grâce à un fichier excel / google spreadsheet ?

Nous vous proposons dans cet article un modèle de fichier de prospection excel (ou google spreadsheet) à télécharger gratuitement.
Prospection = Organisation
En vente, la prospection c’est le nerf de la guerre, mais c’est également bien souvent le talon d’Achille des organisations. En effet ce n’est pas forcement la partie la plus sympa du cycle commercial et c’est surement la plus fastidieuse.

Dans un monde commercial B2B idéal on identifie un prospect, on le contacte, on qualifie un besoin, on fait une proposition, et bim! Sauf qu’on est rarement dans ce monde idéal… En réalité il faut s’y prendre à trois fois avant de joindre un prospect, puis le rappeler le lendemain à 17h30 car là il est en réunion, obtenir un rendez-vous un mois après, réorganiser un deuxième rendez-vous avec son directeur, … etc.

Pour gĂ©rer ces multiples relances sur des dizaines voir centaines de prospects en parallèle il est vital d’être très bien organisĂ©. Vous devez pouvoir garder une trace de tous ces Ă©changes et avoir une vue claire et exhaustive de toutes vos relances. Sans cela vous risquez de passer Ă  cĂ´tĂ© d’opportunitĂ©s et/ou de vous Ă©parpiller sans vraiment ĂŞtre efficace.

Des outils pour s’organiser

Il existe quantité d’outils pour organiser et suivre votre prospection, en particulier les CRM dont c’est l’une des fonctions clés.

Mais si vous n’en êtes pas encore équipé nous vous proposons un fichier excel pour structurer votre prospection. Il sera forcement limité par rapport à un CRM mais peu s’avérer une bonne option pour démarrer votre activité (et pourra vous aider à bien définir vos besoins pour choisir à termes le CRM qui vous convient)

Comment utiliser ce template ?
Notre modèle de fichier de prospection est assez intuitif, ses colonnes sont organisées en 4 grandes typologies :

[1_Etat]  –  [2_Informations]  –  [3_CoordonnĂ©es]  – [4_Suivi]

1- Etat (j’y reviendrai à la fin)

2- Informations :

Ce sont les informations principales pour décrire vos prospects :

  • le Â« nom du prospect Â» auquel on peut ajouter, pour les grands groupes, une colonne « entitĂ© Â» (Par exemple [nom] Orange / [entitĂ©] Marketing France)
  • la « catĂ©gorie Â» de clients qui vous permet de qualifier vos prospects  (Par exemple  : Grand Compte / PME / CollectivitĂ©/ Association).  Remarque : Ă  vous de dĂ©finir vos catĂ©gories et de modifier le menu dĂ©roulant en fonction.
  • le Â« secteur d’activitĂ© Â» pour trier facilement vos prospects. Remarque : Ă  vous de dĂ©finir vos secteurs d’activitĂ© et de modifier le menu dĂ©roulant en fonction.
3- Coordonnées :

Ce sont toutes les informations liées aux interlocuteurs chez vos prospects:

  • « Contact Â» : nom et prĂ©nom. Remarque : vous pouvez la sĂ©parer en deux colonnes si vous prĂ©fĂ©rez.
  • les colonnes « fonction Â», « tĂ©lĂ©phone Â» et « mail Â» (vous pouvez rajouter l’adresse si vous souhaitez)
  • « Rencontre/commentaires Â» : toutes les informations pertinentes qui vont vous aider dans votre prise de contact (Par exemple : rencontrĂ© au salon ABC, mise en relation via xxx, ancien de mon Ă©cole, …)

4- Suivi :

Le suivi des actions commerciales avec chaque prospect, organisĂ©es en steps « ouverts » de 1 Ă  autant qu’on veut. Ces steps sont « ouverts » car votre dĂ©marche de prospection n’est pas figĂ©e ni identique pour chaque prospect. En effet pour l’un le step 1 pourra ĂŞtre une rencontre sur un salon, pour un autre un mail et pour un troisième un Ă©change tĂ©lĂ©phonique.

 

Recommandation :

  • Utilisez un code couleur entre les actions rĂ©alisĂ©es (par ex : 14/03 – rdv de prise de besoin) et les actions Ă  faire (par ex : Ă  relancer en mai)
  • n’hĂ©sitez pas Ă  regrouper Ă  posteriori pour un contact donnĂ© plusieurs steps pour Ă©viter d’avoir des dizaines de steps qui s’accumulent . Par exemple : [step 1 – 02/02 mail / step 2 – 12/02 call / step 3 – 17/02 rdv n°1 / step 4 – 28/02 rdv n°2] ->  [step 1 – fĂ©vrier 2 rdv de prospection]

1- Etat (nous y revenons)

 

Cette première colonne permet de définir à quel stade de la relation commerciale vous en êtes avec un contact. Nous vous proposons cinq stades qui suivent de façon assez classique le processus de vente (cf onglet 2 du fichier excel) :

  • stade 1 – Prospect : vous avez identifiĂ© mais pas encore rencontrĂ© cette personne/organisation et vous ne connaissez donc pas son potentiel.
  • stade 2 – QualifiĂ© veille : vous avez eu un ou plusieurs Ă©changes (mail, tel, rdv, …) et il en ressort que ce contact ne sera pas intĂ©ressant avant 3 Ă  6 mois. Il faudra le relancer Ă  moyen termes.
  • stade 3 – QualifiĂ© potentiel : vous avez eu un ou plusieurs Ă©changes (mail, tel, rdv, …) et vous avez identifiĂ© un besoin Ă  creuser.
  • stade 4 – Client : vous ĂŞtes en train de travailler avec ce contact.
  • stade 5 – Ancien client : les contacts avec qui vous avez travaillĂ© et qu’il va falloir relancer pour identifier de nouveaux besoins.
  • Hors stade – RĂ©seau : les contacts pertinents de votre rĂ©seau qui ne sont pas des prospects directs.
  • Hors stade – Out : les contacts Ă  sortir de votre fichier de prospection.

Cette colonne permet de prioriser les prospects les plus « chauds » et de pouvoir vous concentrer sur ceux qui vous intéressent à un moment donné : une campagne de mailing/phoning des prospects (stade 1) , des relances ciblées pour les qualifiés potentiels( stade 3) , une campagne de réactivation pour les anciens clients (stade 5).

Remarque : Nous vous recommandons de n’affecter qu’un seul et mĂŞme stade Ă  tous les contacts d’une mĂŞme organisation. Par exemple si vous avez trois contacts chez Parrot (le resp. marketing, le DRH et le directeur technique) et que vous ne travaillez qu’avec l’un des trois, tout Parrot est considĂ©rĂ© au stade [client], mĂŞme les deux contacts avec qui vous ne travaillez pas encore.

 

Tips d’utilisation

(a) Ce modèle de fichier de prospection est fait pour vivre, n’hésitez pas à l’adapter à vos besoins en enlevant des colonnes inutiles ou rajoutant certaines qui vous sont importantes.

 

(b) Pour partager ce template passez-le sur un drive, il s’adapte notamment très bien à un format Google spreadsheet et peut ainsi s’utiliser à plusieurs.

 

(c) Modification sous excel :

  • Pour modifier un menu dĂ©roulant (par ex colonne « stade Â») -> Guide excel
  • Pour modifier une mise en forme automatique (par ex colonne « stade Â») -> Guide excel

(d) Recommandation personnelle : essayez de garder ce document le plus esthétique et « propre » possible (faites par exemple attention aux hauteurs de colonnes, aux bordures et aux couleurs). Je trouve que c’est toujours beaucoup plus agréable d’ouvrir un fichier bien ordonné. À l’inverse si votre fichier part dans tous les sens vous risquez de ne plus pouvoir le voir en peinture au bout de 3 mois!

Voila, c’est Ă  vous de tĂ©lĂ©charger notre modèle de fichier de prospection excel (ou google spreadsheet) !
En résumé

Ce template a pour vocation Ă  vous aider Ă  lancer et structurer votre prospection commerciale. Sa force est de vous apporter une vue d’ensemble sur toutes vos actions menĂ©es et Ă  faire. Mais dès que vous sentez que vous en atteignez les limites n’hĂ©sitez pas Ă  passer sur un CRM plus complet.

 

Si vous avez des questions, remarques ou des retours d’expĂ©riences n’hĂ©sitez pas Ă  nous contacter ou Ă  laisser un commentaire.

 

Et si vous avez aimé cet article, partagez-le!

Et bim!

Vous voulez aller plus loin ? DĂ©couvrez notre formation en ligne pour booster vos ventes B2B !