[ 📋 Template ] Comment organiser sa prospection grâce à un fichier excel / google spreadsheet ?

Nous vous proposons dans cet article un modèle de fichier de prospection excel (ou google spreadsheet) à télécharger gratuitement.

Prospection = Organisation

En vente, la prospection c’est le nerf de la guerre, mais c’est également bien souvent le talon d’Achille des organisations. En effet ce n’est pas forcement la partie la plus sympa du cycle commercial et c’est surement la plus fastidieuse.

Dans un monde commercial B2B idéal on identifie un prospect, on le contacte, on qualifie un besoin, on fait une proposition, et bim! Sauf qu’on est rarement dans ce monde idéal… En réalité il faut s’y prendre à trois fois avant de joindre un prospect, puis le rappeler le lendemain à 17h30 car là il est en réunion, obtenir un rendez-vous un mois après, réorganiser un deuxième rendez-vous avec son directeur, … etc.

Pour gérer ces multiples relances sur des dizaines voir centaines de prospects en parallèle il est vital d’être très bien organisé. Vous devez pouvoir garder une trace de tous ces échanges et avoir une vue claire et exhaustive de toutes vos relances. Sans cela vous risquez de passer à côté d’opportunités et/ou de vous éparpiller sans vraiment être efficace.

Des outils pour s’organiser

Il existe quantité d’outils pour organiser et suivre votre prospection, en particulier les CRM dont c’est l’une des fonctions clés.

Mais si vous n’en êtes pas encore équipé nous vous proposons un fichier excel pour structurer votre prospection. Il sera forcement limité par rapport à un CRM mais peu s’avérer une bonne option pour démarrer votre activité (et pourra vous aider à bien définir vos besoins pour choisir à termes le CRM qui vous convient)

Comment utiliser ce template ?

Notre modèle de fichier de prospection est assez intuitif, ses colonnes sont organisées en 4 grandes typologies :

[1_Etat] – [2_Informations] – [3_Coordonnées] – [4_Suivi]

1- Etat (j’y reviendrai à la fin)

2- Informations :

Ce sont les informations principales pour décrire vos prospects :

le « nom du prospect » auquel on peut ajouter, pour les grands groupes, une colonne « entité » (Par exemple [nom] Orange / [entité] Marketing France)
la « catégorie » de clients qui vous permet de qualifier vos prospects (Par exemple : Grand Compte / PME / Collectivité/ Association). Remarque : à vous de définir vos catégories et de modifier le menu déroulant en fonction.
le « secteur d’activité » pour trier facilement vos prospects. Remarque : à vous de définir vos secteurs d’activité et de modifier le menu déroulant en fonction.

3- Coordonnées :

Ce sont toutes les informations liées aux interlocuteurs chez vos prospects:

« Contact » : nom et prénom. Remarque : vous pouvez la séparer en deux colonnes si vous préférez.
les colonnes « fonction », « téléphone » et « mail » (vous pouvez rajouter l’adresse si vous souhaitez)
« Rencontre/commentaires » : toutes les informations pertinentes qui vont vous aider dans votre prise de contact (Par exemple : rencontré au salon ABC, mise en relation via xxx, ancien de mon école, …)

4- Suivi :

Le suivi des actions commerciales avec chaque prospect, organisées en steps « ouverts » de 1 à autant qu’on veut. Ces steps sont « ouverts » car votre démarche de prospection n’est pas figée ni identique pour chaque prospect. En effet pour l’un le step 1 pourra être une rencontre sur un salon, pour un autre un mail et pour un troisième un échange téléphonique.

Recommandation :

Utilisez un code couleur entre les actions réalisées (par ex : 14/03 – rdv de prise de besoin) et les actions à faire (par ex : à relancer en mai)
n’hésitez pas à regrouper à posteriori pour un contact donné plusieurs steps pour éviter d’avoir des dizaines de steps qui s’accumulent . Par exemple : [step 1 – 02/02 mail / step 2 – 12/02 call / step 3 – 17/02 rdv n°1 / step 4 – 28/02 rdv n°2] -> [step 1 – février 2 rdv de prospection]

1- Etat (nous y revenons)

Cette première colonne permet de définir à quel stade de la relation commerciale vous en êtes avec un contact. Nous vous proposons cinq stades qui suivent de façon assez classique le processus de vente (cf onglet 2 du fichier excel) :

stade 1 – Prospect : vous avez identifié mais pas encore rencontré cette personne/organisation et vous ne connaissez donc pas son potentiel.
stade 2 – Qualifié veille : vous avez eu un ou plusieurs échanges (mail, tel, rdv, …) et il en ressort que ce contact ne sera pas intéressant avant 3 à 6 mois. Il faudra le relancer à moyen termes.
stade 3 – Qualifié potentiel : vous avez eu un ou plusieurs échanges (mail, tel, rdv, …) et vous avez identifié un besoin à creuser.
stade 4 – Client : vous êtes en train de travailler avec ce contact.
stade 5 – Ancien client : les contacts avec qui vous avez travaillé et qu’il va falloir relancer pour identifier de nouveaux besoins.
Hors stade – Réseau : les contacts pertinents de votre réseau qui ne sont pas des prospects directs.
Hors stade – Out : les contacts à sortir de votre fichier de prospection.

Cette colonne permet de prioriser les prospects les plus « chauds » et de pouvoir vous concentrer sur ceux qui vous intéressent à un moment donné : une campagne de mailing/phoning des prospects (stade 1) , des relances ciblées pour les qualifiés potentiels( stade 3) , une campagne de réactivation pour les anciens clients (stade 5).

Remarque : Nous vous recommandons de n’affecter qu’un seul et même stade à tous les contacts d’une même organisation. Par exemple si vous avez trois contacts chez Parrot (le resp. marketing, le DRH et le directeur technique) et que vous ne travaillez qu’avec l’un des trois, tout Parrot est considéré au stade [client], même les deux contacts avec qui vous ne travaillez pas encore.

Tips d’utilisation

(a) Ce modèle de fichier de prospection est fait pour vivre, n’hésitez pas à l’adapter à vos besoins en enlevant des colonnes inutiles ou rajoutant certaines qui vous sont importantes.

(b) Pour partager ce template passez-le sur un drive, il s’adapte notamment très bien à un format Google spreadsheet et peut ainsi s’utiliser à plusieurs.

(c) Modification sous excel :

Pour modifier un menu déroulant (par ex colonne « stade ») -> Guide excel
Pour modifier une mise en forme automatique (par ex colonne « stade ») -> Guide excel

(d) Recommandation personnelle : essayez de garder ce document le plus esthétique et « propre » possible (faites par exemple attention aux hauteurs de colonnes, aux bordures et aux couleurs). Je trouve que c’est toujours beaucoup plus agréable d’ouvrir un fichier bien ordonné. À l’inverse si votre fichier part dans tous les sens vous risquez de ne plus pouvoir le voir en peinture au bout de 3 mois!

Voila, c’est à vous de télécharger notre modèle de fichier de prospection excel (ou google spreadsheet) !

En résumé

Ce template a pour vocation à vous aider à lancer et structurer votre prospection commerciale. Sa force est de vous apporter une vue d’ensemble sur toutes vos actions menées et à faire. Mais dès que vous sentez que vous en atteignez les limites n’hésitez pas à passer sur un CRM plus complet.