[ 📋 Template ] Comment suivre vos opportunités commerciales B2B avec Trello ?

Pourquoi construire un pipeline commercial avec Trello ?
Il existe des dizaines de CRM qui permettent de gérer vos opportunités commerciales (par exemple Pipedrive, Hubspot, …).

L’avantage principal de Trello, par rapport à un CRM plus complexe, est d’être un outil très simple de prise en main. Construire son premier pipeline est donc rapide (en une heure vous avez un outil opérationnel), et tout le monde peut s’en servir même sans être un commercial aguerri.

La limite est que Trello n’est pas un CRM à proprement parler. Vous serez donc assez limité en termes de fonctionnalités par rapport à une solution métier (pas de connexion entre votre pipeline et votre base de contacts/clients par exemple ou votre email)

Dans quel cas de figure est-il pertinent d’utiliser Trello ?
  • Si vous n’avez pas encore de CRM et que vous souhaitez construire un premier pipeline facilement et rapidement
  • Si vous avez une solution CRM mais qui ne permet pas de construire de pipeline efficace
  • Si vous ĂŞtes un inconditionnel de Trello
Comment crĂ©er un tableau “pipeline commercial” ?
Step 1 – CrĂ©er la structure : dĂ©finir les colonnes 

L’objectif d’un pipeline commercial est d’avoir une vue d’ensemble de ses opportunités depuis l’identification jusqu’à la négociation et le closing. (Remarque : dans cet article nous utilisons le terme « lead » pour parler des prospects)

Les colonnes de votre pipeline correspondent donc aux étapes chronologiques d’avancées de vos opportunités commerciales . Par exemple :

[leads à suivre] -> [leads qualifiés] -> [besoins identifiés] -> [propositions / closing] -> [gagnés] -> [perdus]

  • [leads Ă  suivre] = les prospects que vous devez relancer
  • [leads qualifiĂ©s] = les prospects « chauds » pour lesquels vous avez identifiĂ© une opportunité (ex: refonte de site web d’ici 3 mois et appel d’offre Ă  venir)
  • [besoins identifiĂ©s] = les besoins prĂ©cis – objet, budget, deadline, chaine de validation – (ex: j’ai bien reçu l’appel d’offre qui dĂ©taille le besoin)
  • [propositions / closing] = les propositions envoyĂ©es et qui sont en phase de nĂ©gociation 

À vous de définir les étapes qui vous correspondent, vous pouvez en supprimer ou rajouter, comme par exemple : [proposition à faire], ou [devis/factures à envoyer].

Remarque : la limite d’un tableau Trello est le nombre de cartes par colonnes. S’il est trop Ă©levĂ© (plus de 30/50 cartes) la colonne devient vite illisible. Evitez de rentrer une première colonne du type «tous mes leads» avec tous vos prospects Ă  contacter car si vous en avez une centaine ou plus ce ne sera pas très efficace Ă  suivre. Votre pipeline ne doit pas commencer au dĂ©marrage du process commercial mais une fois que vous avez dĂ©jĂ  rĂ©alisĂ© un premier Ă©crĂ©mage de vos leads.

Step 2 – Remplir les cartes & activer le “custom fields”

Chaque carte correspond à une opportunité commerciale, plus elle avance dans le pipeline plus cette opportunité devient concrète, jusqu’à être gagnée (idéalement ! )

Trello n’est pas vraiment fait initialement pour suivre des ventes mais avec l’activation du power-up “custom fields” vous pouvez crĂ©er des champs sur mesure qui vont vous aider (nb: les power-up sont des options pour enrichir vos tableaux, avec la version gratuite de Trello vous pouvez en activer un par tableau)

Pour activer les custom fields allez dans le menu -> ouvrez “power-up” -> activez “custom field”

Les “custom fields” se paramètrent directement via le menu (ou sur les cartes), et ce sont les mĂŞmes pour toutes les cartes du tableau. Vous pouvez crĂ©er jusqu’à 5 champs par tableau.

Proposition :

  • champ 1 – “potentiel”  – format : texte libre = le potentiel de business estimĂ© (par ex : refonte de site web – appel d’offre Ă  venir) 
  • champ 2 – “besoin” – format : texte libre = le dĂ©tail du besoin identifiĂ© (ex : refonte de site web)
  • champs 3 – “budget” – format : texte libre (plus souple que nombre) = le budget associĂ© au besoin
  • champs 4 – “envoie propale” – format : date = la date d’envoie de la proposition
  • champs 5 – “next step” – format : texte libre = le dĂ©tail du next step (par ex : rdv de soutenance Ă  fixer en mars)

nb : je recommande de tous les activer sur le dos (résumé visible) de la carte

En plus des custom fields les champs « classiques » des cartes vont vous permettre de bien les gérer. Voici quelques propositions d’utilisation de ces champs classiques :

  • nom : le nom du client (de l’entreprise)
  • Ă©tiquette : permet par exemple de crĂ©er des catĂ©gories d’offres ou de clients (ex : Grands Comptes, PME, Startups)
  • membre : affecter un(e) commercial(e) Ă  chaque carte si vous avez une Ă©quipe avec plusieurs commerciaux (nb : les filtres vous permettent ensuite de suivre les cartes d’un(e) seul(e) commercial(e))
  • commentaires : le fil de commentaires permet de retracer les Ă©changes clĂ©s avec le client et de mettre le nom du ou des contacts associĂ©s Ă  l’opportunitĂ© 
Pour aller plus loin vous pouvez joindre votre proposition commerciale à une carte, ou associer les échanges de mails avec votre client en ajoutant l’adresse de la carte en cci de vos mails.

Step 3 – remplir et gĂ©rer son tableau

Ca y est, la structure de votre tableau et de vos cartes est figée, à vous de créer les cartes et remplir votre pipeline!

Le plus simple est souvent de partir de la colonne la plus Ă  droite [propositions / closing] et de remonter jusqu’à la première [leads Ă  suivre]. Un client peut se retrouver avec plusieurs cartes et dans plusieurs colonnes s’il y a plusieurs opportunitĂ©s le concernant.

Une fois le pipeline rempli vous avez la photographie à l’instant T de vos opportunités et de leur état d’avancement.

Vous allez maintenant pouvoir déplacer vos opportunités au fil de vos actions commerciales (nouveau [lead qualifié], un [lead qualifié] qui passe à [besoin identifié], … etc)

Lorsque que vous faites avancer une opportunité dans votre pipeline vous pouvez compléter ses informations :

  • Dans la colonne [leads Ă  suivre] vous avez juste le nom d’un client et d’un contact 
  • Ă€ partir de la colonne [leads qualifiĂ©s] vous pouvez renseigner le champs « potentiel Â»
  • Quand la carte arrive Ă  la colonne [besoins identifiĂ©s] vous rajoutez la description du besoin et son budget
  • Ă€ la colonne [Propositions /closing] vous renseignez la date d’envoi de la proposition
Organisation de votre pipeline :

Votre pipeline doit toujours avoir la forme d’un entonnoir (hors colonnes gagnĂ©s et perdus oĂą les cartes s’accumulent au fil du temps – cf step 4). En raison de la dĂ©perdition d’une colonne Ă  l’autre, (par exemple vos leads qualifiĂ©s ne se transforment pas tous en besoins), il est important d’avoir plus de cartes dans l’étape prĂ©cĂ©dente pour garantir que l’étape suivante se remplira bien, d’oĂą la forme d’entonnoir.

Si votre pipeline a plutôt la forme d’un entonnoir inversé, il y a une urgence commerciale à traiter :

  • Si vous avez trop de propositions ouverte, il faut les faire avancer au risque de les perdre faute d’inaction
  • Ă€ l’inverse si vous n’avez aucune proposition en cours, il faut rĂ©activer les leads qualifiĂ©s et aller chercher des besoins.
Remarque : Toute la difficulté du métier commercial est d’avoir en permanence un pipeline en entonnoir avec suffisamment d’opportunités à chaque étapes. Mais bien souvent vous risquez de vous retrouver dans une activité cyclique avec des pics de besoins à traiter qui vont vous faire relâcher la pression sur la prospection en amont. À vous d’essayer de minimiser ces cycles en ayant toujours un temps d’avance.

La vue de vos opportunités en pipeline vous aide justement à anticiper les rushs et trous d’air commerciaux.

Step 4 – GĂ©rer les opportunitĂ©s gagnĂ©es et perdues

Les colonnes [gagnés] et [perdus] devraient, à termes, se remplir avec pas mal de cartes.

Nous vous conseillons de créer deux autres tableaux, un « Gagnés 2017 » et un « Perdus 2017 ». Vous pourrez alors déplacer les cartes des colonnes [gagnés] et [perdus] vers leur tableau respectif pour libérer de la place.

Pour aller plus loin vous pouvez créer dans votre tableau « Gagnés 2017 » une colonne par mois et affecter vos projets gagnés le mois où vous avez eu le GO client. (même manip pour les perdus)

Voila, vous avez tous les éléments en main pour construire votre pipeline commercial avec Trello !

Si vous avez des questions, remarques ou des retours d’expĂ©riences n’hĂ©sitez pas Ă  nous contacter ou Ă  laisser un commentaire.

Et si vous avez aimé cet article, partagez-le!

Et bim!

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